نصائح حول الإنتاجية الرائعة لجعل أسبوعك انتصارًا

نصائح حول الإنتاجية الرائعة لجعل أسبوعك انتصارًا
إنها عطلة نهاية الأسبوع في فصل الصيف ، وتتذوق شواية أخرى أو تنزهًا رائعًا على الشاطئ وتفكر ، "كيف يمكنني اقتطاع المزيد من اللحظات مثل هذه؟ إذا كنت فقط أفضل إنتاجًا خلال أسبوع العمل. لمساعدتك في سعيكم ، قمت باستطلاع بعض. المساهمين كوم لأجهزتها أعلى الإنتاجية. معرفة ما إذا كان أي صدى بالنسبة لك. كريستيان جايسر: ممارسة البريد الإلكتروني (والاجتماع) الانضباط.

إنها عطلة نهاية الأسبوع في فصل الصيف ، وتتذوق شواية أخرى أو تنزهًا رائعًا على الشاطئ وتفكر ، "كيف يمكنني اقتطاع المزيد من اللحظات مثل هذه؟ إذا كنت فقط أفضل إنتاجًا خلال أسبوع العمل.

لمساعدتك في سعيكم ، قمت باستطلاع بعض. المساهمين كوم لأجهزتها أعلى الإنتاجية. معرفة ما إذا كان أي صدى بالنسبة لك.


كريستيان جايسر: ممارسة البريد الإلكتروني (والاجتماع) الانضباط.

الرد على كل بريد إلكتروني على الفور إذا كانت الإجابة ستستغرق أقل من دقيقة واحدة أو إذا كانت المهمة بحاجة إلى تفويض. هذا يحافظ على المنظمة تتحرك بسرعة وأنت لا تصبح عنق زجاجة! في كثير من الأحيان يصبح الزعماء عقبة في التنظيم عندما يحتاج أعضاء فريقهم إلى ردود فعل أو استجابة "go" أو "no go".

إذا أدت مناقشة عبر البريد الإلكتروني إلى أكثر من رسالتين إلكترونيتين لكل شخص ، فعليك الاتصال على الهاتف أو جدولة اجتماع سريع أو مكالمة Skype. هذا يوفر الجميع الوقت.

حاول إنهاء كل اجتماع قبل 10 دقائق على الأقل من الوقت المحدد. في كثير من الحالات ، هذا يقتل أي مناقشات غير ضرورية.

Patrick Proctor: العثور على الكارما الطاقة الخاصة بك.

أضع تركيزًا أكبر على إدارة طاقتي ، أكثر من وقتي. أجد أنه إذا كنت أنتبه إلى مستوى الطاقة لدي طوال اليوم ، فأنا أعرف عمومًا ما هي المشاريع التي يجب معالجتها ومتى. أنا أشجع موظفينا على فعل الشيء نفسه. ونعم ، إدارة الوقت مهمة أيضًا.


روبرت ريد: الهاتف في تذكير.

اختراقي للإنتاجية هو إرسال رسائل صوتية من خلال جهاز iPhone الخاص بي أثناء الابتعاد عن العمل لتذكير نفسي بالمتابعة الضرورية التي نسيت تسجيلها ، أو الفكرة التي أرغب في تشغيلها بواسطة شخص ما.


Meiko Patton: ابدأ بلحظات ممتنة. تهدف لتحقيق انتصارات سريعة.

أستيقظ في 4 أ. م. عندما ينام الجميع. أصلي ، أسهب في ما أنا ممتن له ، راجع قائمة الأشياء التي يجب القيام بها لهذا اليوم ، ثم أذهب إلى صالة الألعاب الرياضية ونعمل بها.

في العمل ، أقوم بكل المهام السهلة أولاً لتحقيق مكاسب سريعة ، ثم أتعامل مع المهام الأصعب. أتأكد من أنني أعمل لمدة 60 دقيقة متواصلة بلا انقطاع ، ثم أخذ استراحة مدتها خمس دقائق. ثم أعود مرة أخرى إلى ذلك مرة أخرى.


Godard Abel: إدارة الطاقة بدلاً من الوقت.

أجد أن إدارة مستوى طاقي من خلال الاعتناء بنفسي ، والذي يتضمن الجري اليومي والأكل والشرب بشكل جيد ، اسمحوا لي أن أفعل أكثر من ذلك بكثير وأكثر وعيا عندما أقوم بعملي.


Sujan Patel: تمرن كل صباح.

أول شيء في الصباح هو الكافيين. أنا لا أشرب القهوة بعد الآن أنا فقط لا أحتاجها تمرنني على التمرين لمدة ثلاث إلى أربع ساعات وتتدفق عصائري الإبداعية. هذا الجمع مع معالجة أكبر أو أصعب مهمة في الصباح يجعلني أشعر بالضغط الحر والشعور بالإنتاجية لبقية اليوم.


Dorie Clark: Schedule with سهولة.

طلبات المكالمات الهاتفية وتواريخ إعداد القهوة يمكن أن تتدفق بسرعة إلى تدفقات البريد الإلكتروني الخارجة عن نطاق التحكم:

"ماذا عن يوم الخميس؟"

"لا ، ماذا عن الثلاثاء القادم؟"

لقد قطعت من الخلف والخلف باستخدام خدمة تسمى YouCanBookMe. يمكنك ربطه بتقويم Google الخاص بك ، ويمكن للأشخاص حجز الأوقات التي أشرت إليها بأنفسك تلقائيًا. في حالتي ، قمت بمحدوديتي في "ساعات العمل" المحددة التي قمت بتخصيصها لهذا الغرض ، لضمان أن أتمكن من دفع اجتماعاتي وتجنب الوقت الضائع.


Brian Fielkow: تقليل فوضى البريد الإلكتروني.

لقد أعدت تعريف علاقتي مع البريد الإلكتروني. أنقل إلى الأشخاص الرئيسيين إلى نص لي بدلا من البريد الإلكتروني إذا كان الأمر ملحًا. أرد فقط على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى رد. أحافظ على الحد الأدنى لعدد الأشخاص الذين يتلقون رسائل البريد الإلكتروني لتجنب رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية لأولئك الذين لا يحتاجون إلى تضمينها. سوف أطلب من شخص آخر التعامل مع البريد الإلكتروني إذا كان الشخص في وضع أفضل للقيام بذلك. إن مجرد إرسال بريد إلكتروني إليّ لا يعني أنني أفضل من استجاب.


جيم جوزيف: تجنب تلك المكالمات الجماعية الضخمة.

المكالمات الجماعية - تلك التي تحتوي على أرقام مجانية ورموز مؤتمرات وقوائم مدعوين كبيرة - غير فعالة إلى حد كبير ، خاصة عند بداية المكالمة. لا يصل الكثير من الناس في الوقت المحدد. لذا على الرغم من أن المضيف قد يحاول البدء بطلب "من على الخط"؟ لن يتم الاتصال أبدًا حتى عدة دقائق بعد وقت البدء الرسمي. في كل مرة يتصل بها شخص ما جديدًا ، يجب عليه الإعلان عن نفسه ، والذي ينتهي به الأمر إلى وقت ممتع جدًا لأولئك الذين اتصلوا به في الوقت المناسب.

ثم يحاول بعض المضيفين جلب الشخص الجديد إلى أقصى سرعة في المناقشة التي بدأت. وكلما كانت المكالمة الجماعية أكبر ، كلما كان التأخير أكبر في كل مرة ينبثق فيها الشخص في المكالمة ويتعين الإعلان عنه. هذا يحدث مرارا وتكرارا. في الوقت الذي يستطيع فيه الفريق فعليًا البحث في المحتوى ، نكون جميعًا متعبين. إذا كان عليك إجراء مكالمة هاتفية عبر الهاتف ، فاحرص على جعل القائمة قصيرة ودعوة فقط للمكالمات الضرورية تمامًا للمكالمة - وإرسال جدول أعمال يحتوي على قائمة دعوة في وقت مبكر.


رايان هوليداي: إحياء بطاقات ملاحظة المدرسة القديمة.

أستخدم بطاقة ملاحظة 4 × 6 لقائمة المهام اليومية الخاصة بي. كل يوم أبدأ في رسم قائمة بلدي في اليوم التالي ووضعها على بطاقة الفهرسة. في صباح اليوم التالي ، أستيقظ ، أكتب قليلا في الصباح ثم ابدأ في عبور الأشياء. القائمة هي خمسة إلى 10 عناصر أعلى - البنود الكبيرة. إذا كان هذا هو كل ما أفعله في ذلك اليوم ، فيمكنني أن أكون على يقين من أنني قمت بتحريك الكرة إلى الأمام بطريقة ما. وبالطبع ، أشعر بسرور بالغ في تمزيق القائمة بمجرد الانتهاء من جميع المهام. لن يكون هناك مطلقًا تطبيق أو برنامج يمكنه إعادة إنشاء هذه التجربة - على الأقل في عيني.

يمكنني أيضًا استخدام بطاقات الملاحظات لإنشاء ما يعرف باسم "كتاب مألوف". أكتب ما أراه أو أسمعه أو أفكر فيه أو أحتاجه على بطاقات الملاحظات ، التي أقوم بتنظيمها حسب الموضوع في صناديق البطاقات. عند هذه النقطة لدي مئات الآلاف من هذه البطاقات ، التي أتوجه إليها دائماً إذا كنت بحاجة إلى حكاية أو حقيقة أو إلهام أو استراتيجية أو قصة أو مثال.(انظر الصور هنا.) احتفظ رونالد ريغان بنظام كهذا. هكذا يفعل العديد من الكتاب. تعلمته من المؤلف روبرت غرين. لقد أقمت قاعدة بيانات فعلية ضخمة ، والتي تحتوي على جزء كبير من المعرفة التي تعرضت لها على مر السنين. يبقي لي منتجة بشكل مثير للدهشة ، يعطيني طقوس لمتابعة ومورد عندما أحتاج إليها.


Brian Honigman: Get app-y.

قضاء بعض الوقت في البحث عن أكثر التطبيقات فاعلية لمساعدتك على أتمتة العديد من العمليات اليومية المتكررة. إذا استغرقت مهمة معينة من ساعتين إلى خمس ساعات أو أكثر في الأسبوع ، فاقضي ساعتين إلى ثلاث ساعات في البحث عن تطبيق للمساعدة في إدارة ذلك بشكل أفضل.

على سبيل المثال ، أصبح تحديث تقويم لنشاطي التجاري مهمة تتطلب وقتًا طويلاً لدرجة أنني نظرت في الاستعانة بمصادر خارجية لمساعد افتراضي عدة مرات. ولكن الآن بعد إجراء بعض الأبحاث المكثفة واختبار العديد من التطبيقات المختلفة ، وجدت تطبيق Sunrise مفيدًا للغاية لمساعدتي في إدارة التقويم الخاص بي بشكل أفضل. نظرًا لأنه يمكن دمج التطبيق مع تقويم Google ، و iCal ، وتقويم iPhone ، وغيرها من برامج التقويم والجدولة المستخدمة على نطاق واسع ، فقد قمت بتقليل الوقت الذي أقضيه في الجدولة.

إذا لم أمضي الساعات القليلة للبحث عن خيارات مدفوعة وغير مدفوعة للتطبيق لتحسين إدارة هذه المهمة ، فلن أقوم الآن بحفظ بضع ساعات كل أسبوع. قم بتحليل عادات العمل اليومية مرة واحدة في الشهر لمعرفة أين يمكنك البدء في توفير الوقت من خلال مساعدة تطبيق موثوق أو نهج آخر لتدفق عملك.


تيم بيري: اختبر فصول الكتب البديلة.

WordPress ، البرنامج المستخدم في إنشاء أجزاء ويب ، يعمل تمامًا لصياغة كتاب: إنه مجاني ومصمَّم لصياغة النص ويتضمن الرسوم التوضيحية ، لذا من الواضح بالطبع كيف يمكن استخدامه لإنشاء كتاب. ما ليس واضحًا تمامًا هو أنه يمكنك استخدام الفئات والتواريخ لتعيين الفصول والأقسام وترتيب ظهور كل منها.

إليك خداعي: ​​يحب WordPress تصنيف ما يسميه بالمشاركات (قد يسميه مؤلف الكتاب مواضيع أو شرائح أو أياً منها) بحلول التاريخ المنشور. لذلك فقط قم بتعديل إعدادات التاريخ للتحكم في الطلب. ويمكن تعديل إعدادات التاريخ بسهولة لتغيير الترتيب في أي وقت.

جرب أيضًا PowerPoint لتنظيم كتاب. ما هو رائع هو أنه يمكنك إعداد فصول وموضوعات وقصص ومناقشات كشرائح في PowerPoint أو Keynote. ثم يمكنك التحكم في عرض الشرائح العشوائية للعمل على البنية والتدفق ، وتحريك القطع بسهولة ، باستخدام التجربة والخطأ لترى ما هو الأفضل. كانت الكتب التي كتبتها غير قصصية وهذا يعمل بشكل جيد جدًا. عادة ما يمكن أن تتحول بعض الموضوعات إلى أكثر من فصل واحد ، لذا فإن خلطها حولها عملية قوية. (لقد اختبرت أيضًا عملية الخلط هذه حول عملية الأعمال الخيالية).

أستخدم Snagit بالإضافة إلى إعداد YouTube "خاص" للتواصل حول الموضوعات المتعلقة بالويب. Snagit هو برنامج التقاط الشاشة بواسطة Techsmith للصور أو الفيديو ، لكنه يحتوي على الكثير من المنافسة. الوظيفة التي أستخدمها هي سرد ​​الصوت أثناء النقر على شاشة جهاز الكمبيوتر.

ما أجده في النهاية هو طريقة سهلة لشرح شيء لشخص ما عندما لا نستطيع أن نكون بجانب نفس الكمبيوتر في نفس الوقت. أنا أعمل مع مطور في أوكرانيا ينام عندما أكون مستيقظًا. أستخدم أداة التقاط الشاشة ، تحدث إليها ، ثم احفظها كفيلم قصير. ومن هناك ، أقوم بنشره (مجاني) على YouTube كمدخل غير مفهرس ولكن يمكن لأي شخص لديه الرابط الصحيح الوصول إليه. يتلقى مطوري رابطًا إلى مناقشة روائية عند الاستيقاظ في صباح اليوم التالي. كما أنها مفيدة جدًا للعديد من الأنواع المختلفة من الاتصالات أحادية الاتجاه التي تتطلب شاشة كمبيوتر وتحدثاتي.


أناند سرينيفاسان: خذ اختصارات ذكية.

أستخدم برنامجًا مجانيًا يسمى Phrase Express ، والذي يوفر طريقة لتحديد الاختصارات للعبارات المستخدمة بشكل متكرر. أستخدم توقيعات بريد إلكتروني مختلفة اعتمادًا على الشخص الذي أقوم بكتابته وحاجتي لكتابة عناوين مواقع الويب الخاصة بي بشكل متكرر في الرسائل التي أرسلها. لذلك أعددت اختصارات لكل من هذه العبارات وشهدت تحسنا هائلا في كفاءتي.


هيذر ر. Huhman: عمل أفضل الساعات.

لا تشعر بأنك مقيدة بالعمل وفقًا لجدول 9 إلى 5 التقليدي. إذا كنت الأكثر إنتاجية 7 أ. م. ل 3 ص. م. مثل أنا ، أعمل بعد ذلك. إذا كنت أكثر إنتاجية من 11 إلى 7 ، فاستمر في العمل. من غير المنطقي أن تعمل عندما تكون أنت الأقل إنتاجًا لمجرد أن "هذه هي الطريقة التي يتم بها دائمًا."

أكمل أهم مشروع في اليوم الأول حتى تتمكن من التعامل معه عندما تكون أكثر إنتاجي. ثم انتقل إلى مهام أقل صعوبة وأقل.

خذ بعض الوقت لممارسة التمارين خالل اليوم. إنه جيد لعقلك وجسدك. أعمل على مكتب مفرغة من 8 أ. م. إلى 9 أ. م. ومرة أخرى من 3 ص. م. إلى 4 ص. م. لأن ساعاتي الأكثر إنتاجية هي من 7 أ. م. ل 3 ص. م. ، أجد تجريب بعد الظهر على وجه الخصوص يعطيني دفعة الدماغ التي تشتد الحاجة إليها.


جيك جيبسون: تجنب العمل المزدحم.

لا تحقق من بريدك الإلكتروني أولاً. لا تقل: "دعني أسقط هذه الأشياء الصغيرة أولاً أولاً لأنها لن تستغرق وقتًا طويلاً". هذه الأشياء هي مجرد العمل مشغول والقيام بها هو نفسه تقريبا كما المماطلة. أبدأ كل يوم أبحث في مشروع واحد مخيف والتركيز عليه حتى قمت بتصدعه. عندها فقط أخشى على الأشياء الأخرى.

ليس لدي أكثر من ثلاثة أشياء في قائمة المهام الخاصة بي في أي يوم. لأشياء أقل أهمية تخبئ التذكير في مكان آخر. هذا يجبرني على اتخاذ قرارات صعبة حول ما هو مهم فعلا والتوجه بعيدا عن المهام التي هي مجرد الانحرافات.


Dan Yoo: حقق أقصى استفادة من التنقل مع التحدث بالسيارة.

ركوب ساعة للعمل كل يوم ، وأنا أغرق حملة الصباح مع الكتب على الشريط - في الغالب الكتب على الأعمال التجارية - للحاق على قراءتي والحصول على رأسي في اللعبة ليوم العمل. هذا جزء كبير من الوقت بالنسبة لي للتعلم حقا وهضم الأشياء.

أتصل بزوجتي في سيارتي إلى المنزل للوقوع في الأمور على الجبهة الداخلية. نتحدث عن الأشياء اليومية التي نحتاجها للقيام بإدارة المنزل - مشاكل مع الأطفال ، الأشياء التي نحتاج إلى شرائها ، المشاكل التي تحتاج إلى حل.عندما أصل إلى المنزل ، يمكننا الاسترخاء والاستمتاع بوقتنا كعائلة. أيضا عندما أكون على الهاتف في السيارة ، تحصل زوجتي على انتباهي الكامل. لا أستطيع أن أكون مشتتًا عن طريق رسائل البريد الإلكتروني عندما أقود على الطريق السريع!


مايك تيمبلمان: التخطيط بزيادات 15 دقيقة.

الافتراضي معظم تطبيقات التقويم الافتراضي للسماح 30 دقيقة أو 1 ساعة لكل حدث أو نشاط تمت جدولته. اعتدت على إكمال النشاط ثم الجلوس في انتظار التنبيه التالي. هذا عندما بدأت تغيير الفترة الزمنية الافتراضية في تقويمي إلى 15 دقيقة. أخصص الآن 15 دقيقة لإنهاء المهمة الثانوية على قائمتي. (بالنسبة للاجتماعات ، لا أزال أحجب ساعة أو نحو ذلك). أنا مندهش من مقدار ما أفعله الآن بعد أن بدأت أضع نفسي في جدول زمني أكثر إحكامًا. يستغرق بعض التعود عليها في البداية. إذا لم تقم بإنهاء مشروع في 15 دقيقة ، فيمكنك دائمًا تعيين تذكير لإنهاء المهمة في وقت لاحق من اليوم أو الأسبوع.


بات Dermody: خذ القطار. الحصول على نقطة ساخنة.

كما عفا عليها الزمن ، فإن أخذ القطار يضيف أكثر من ساعة من الإنتاجية إلى يومي. المديرين التنفيذيين يحبون قيادة سياراتهم الخاصة لأنهم ظاهرياً يمكن أن يكونوا على جدولهم الخاص ، لديهم القليل من السلام والهدوء وليس لديهم للتفاعل مع الآخرين. اضطررت طوال الوقت حتى عندما كنت أعمل سابقا في المدينة.

في يوم من الأيام ، شكك زملائي الألمان ، وهم خبراء الكفاءة ، لماذا لم أحضر القطار ، لذا قمت بتجربته. مع هاتفي ، يمكنني الآن الرد على رسائل البريد الإلكتروني وحتى تقديم مستندات العميل إذا كنت بحاجة إلى ذلك. (أعتقد أنك إذا كنت في منطقة مدينة نيويورك ، قد تفكر في الحصول على سائق كخيار أيضًا. يبدو الأمر مكلفًا ولكن ليس عندما تفكر في تكلفة الفرصة البديلة لوقتك.)

لقد أنقذت نقطتي الساخنة لي عدة مرات. في الأسبوع الماضي في القطار ، كنت بحاجة إلى إكمال بيان عمل العميل وتقديمه قبل نهاية اليوم. فتحت جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بي حتى أتمكن من استخدام شاشتي الكبيرة ، وربطت البقعة الساخنة ، وانتهت من المستند وضربت الإرسال. فويلا! التقيت بالموعد النهائي للعميل ، وما زلت أجعله في المنزل في الوقت المناسب لالتقاط سيارتي والتوجه إلى مقابلة مع أحد المرشحين في الضواحي.

هل جربت أيًا من هذه التقنيات؟ هل لديك اختراق الإنتاجية الخاص بك؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.