5 حيل لتعظيم وقتك في المكتب

5 حيل لتعظيم وقتك في المكتب
كل شخص يعرف كيف يكون لديه الكثير للقيام به في وقت قصير جدًا. خلال مرحلة بدء نشاط عملي ، كانت هذه قصتي أيضًا. ومع ذلك ، بعد تجربة تقنيات مختلفة لإدارة نفسي وعملي ، قمت بتنفيذ المفاهيم الواردة أدناه ومنذ ذلك الحين ، تمكنت من إنجاز أهم أعمالي بأقل قدر من الإجهاد - سواء داخل المكتب أو خارجه. ذات الصلة: 4 طرق إلى أقصى حد من أسبوع العمل 40 ساعة 1.

كل شخص يعرف كيف يكون لديه الكثير للقيام به في وقت قصير جدًا.

خلال مرحلة بدء نشاط عملي ، كانت هذه قصتي أيضًا. ومع ذلك ، بعد تجربة تقنيات مختلفة لإدارة نفسي وعملي ، قمت بتنفيذ المفاهيم الواردة أدناه ومنذ ذلك الحين ، تمكنت من إنجاز أهم أعمالي بأقل قدر من الإجهاد - سواء داخل المكتب أو خارجه.

ذات الصلة: 4 طرق إلى أقصى حد من أسبوع العمل 40 ساعة

1. فهم أولوياتك.

الخطوة الأولى في تعظيم وقتك هي معرفة ما تحتاج إلى القيام به. إحدى الطرق للقيام بذلك هي وضع وصف وظيفي وقائمة بالمشاريع ، سواء في ترتيب الأولوية. يوضح الوصف الوظيفي بوضوح المسؤوليات الرئيسية التي لديك على أساس متكرر. تسجل قائمة المشاريع المشاريع التي تعمل عليها حاليًا. (حاول ألا يكون هناك أكثر من أربعة مشاريع في وقت واحد.) معا ، يجب أن يشمل وصف الوظيفة وقائمة المشاريع ما بين 80 و 90 في المائة مما ينبغي عليك القيام به على أساس يومي ، باستثناء الأشياء العشوائية والعمل المزدحم الذي لا مفر منه هيا تعال. مع هذا في متناول اليد ، ستتمكن من تحديد ما هو الأكثر أهمية بالنسبة لك للتركيز عليها في الوقت المحدود المتاح لديك.

2. خطط مسبقا.

خصص وقتًا مرة واحدة في الأسبوع للتخطيط للأسبوع القادم . استنادًا إلى وصف وظيفتك ومشروعاتك ، بالإضافة إلى أهدافك على المدى الطويل ، قد تستغرق بعض الوقت ، ويفضل أن يكون ذلك في نهاية كل أسبوع ، للتخطيط للأسبوع القادم. ابدأ بسؤال ما هي أهم العناصر التي يجب عليك القيام بها لتحريك مشاريعك ، وما هي أهم وظائف وظيفتك. اعطِ الأولوية لهذه القائمة بحيث تكون أهم العناصر في الأعلى. توصيات الأداة هي أي. القيام (الويب والتطبيق) أو أسانا (الويب والتطبيق).

ذات الصلة: مع التركيز على القليل يمكنك تشغيل الانحرافات في مكان العمل لصالحك

3. مواعيد الجدول الزمني مع نفسك.

بمجرد معرفة ما تحتاج إلى القيام به للأسبوع القادم ، قم بإيقاف الوقت عن كل مهمة رئيسية قمت بتخطيطها. ضع في اعتبارك: تستغرق الأشياء دائمًا وقتًا أطول من المتوقع. ما عليك سوى مواجهة الحقيقة في الأسبوع السابق ، والعودة إلى وصف وظيفتك وقائمة المشروع ، وتحديد أولوياتك بلا رحمة. عندما أفعل ذلك لنفسي أو مع موكلي ، أنصحك بعدم التخطيط لأكثر من ثلاثة أو أربعة عناصر حاسمة لأي يوم ، أو أكثر من عشرين مهمة حرجة لمدة أسبوع. توصيات الأدوات: تقويم Google و Outlook.

4. حظر الوقت للمهام المتكررة.

في المرة الأولى التي تخطط فيها على هذا النحو ، ستحتاج إلى حظر أوقات التكرار للمهام المتكررة - بما في ذلك الرد على البريد الإلكتروني ، ودفع الفواتير والتنقيب - التي تعرف أنه عليك القيام بها. إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، فضع جدولًا زمنيًا كل يوم ، ويفضل في نفس الوقت كل يوم ، للتعامل مع البريد الوارد.إذا كنت في المبيعات وتحتاج إلى الوصول إلى خمسة توقعات جديدة يوميًا ، فعليك إعداد وقت متكرر في التقويم الخاص بك. من السهل نسيان تخطيط الوقت لهذه الأنواع من المهام اليومية المتكررة ، ولكن من المهم أن يتم حسابها كما هو الحال بالنسبة لأعمال المشروع.

5. اترك مساحة فارغة.

عندما تصبح ماهرًا في التخطيط بهذه الطريقة ، ستجعلك تميل إلى أخذها بعيدًا عن طريق جدولة كل دقيقة من كل يوم. لا تفعل هذا إنها فكرة سيئة حقًا ، حيث تظهر الأشياء دائمًا. ربما يأتي احتمال هام عن طريق الدردشة دون الإعلان عنها. ربما يمرض طفلك وعليك البقاء في المنزل. ربما يكون لديك يوم بطيء ولا يمكنك اجتياز كل ما خططت له. مهما كان الحال ، لا يتضح أي أسبوع تمامًا كما هو مخطط له ، لذا اترك بعض المساحة الإضافية بحيث لا يتسبب حدث غير متوقع في التخلص من أسبوعك بالكامل.

إذا قمت بتطبيق الاستراتيجيات أعلاه ، فسيتم محاذاة المهام الخاصة بك مع أولويات العمل الرئيسية الخاصة بك. سيكون لديك متسع من الوقت لإنجاز الأمور ووقت كافي للسماح بأشياء غير متوقعة.

ذات الصلة: 5 أشياء يجب عليك القيام به ليكون أسبوعا منتجا بجنون