12 قواعد ذهبية من آداب البريد الإلكتروني

12 قواعد ذهبية من آداب البريد الإلكتروني
كما هو الحال مع أي تفاعل بشري ، فهناك مجموعة معينة من قواعد الآداب غير المكتوبة. عدم الالتزام بالآداب الأساسية للبريد الإلكتروني يمكن أن يؤدي إلى أصدقاء مزعجين أو حتى الحصول على القليل من الماء الساخن في المكتب وحتى ترك عملك على الخط. سواء كنت جديدًا على البريد الإلكتروني أو جاهلًا بشكل مؤلم ، هناك 12 قواعد ذهبية مطلقة يجب التقيد بها في الاتصال عبر البريد الإلكتروني.

كما هو الحال مع أي تفاعل بشري ، فهناك مجموعة معينة من قواعد الآداب غير المكتوبة. عدم الالتزام بالآداب الأساسية للبريد الإلكتروني يمكن أن يؤدي إلى أصدقاء مزعجين أو حتى الحصول على القليل من الماء الساخن في المكتب وحتى ترك عملك على الخط. سواء كنت جديدًا على البريد الإلكتروني أو جاهلًا بشكل مؤلم ، هناك 12 قواعد ذهبية مطلقة يجب التقيد بها في الاتصال عبر البريد الإلكتروني.

1. لا - تحت أي ظرف من الظروف - رسائل السلسلة إلى الأمام

إن سلسلة الرسائل الإلكترونية أو إحدى تلك الرسائل المليئة بالنكات أو الصور غير المناسبة هي من أكثر الأشياء المزعجة التي يمكن أن تتلقاها على بريدك الإلكتروني خاصة عندما تكون من أشخاص في الواقع نعرف. إن تهديد أصدقائك بوفاة محتملة لعدم إرسال رسالة زاحفة ليس فكرة جيدة أبدًا! ولا حتى إذا قمت بتهيئة الرسالة ، "لا أعيد توجيه هذه عادةً إلى" "!"

2. الرد على رسائل البريد الإلكتروني للمجموعات بشكل مناسب

هذا عادةً خطأ مبتدئ. هناك اختلاف بين زر "الرد" وزر "الرد على الكل" عند الرد على رسالة بريد إلكتروني. إذا كنت جزءًا من رسالة جماعية ، فأي واحدة تختارها يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا. كن حذرًا جدًا عند الرد على رسائل المجموعة حيث سيتم إرسال ردك إلى أي شخص آخر في هذه المجموعة ، وقد عُرف أن هذا الأمر قد تسبب في إصابة بعض الأشخاص بمشاكل خطيرة.

3. استخدام اللغة الإنجليزية الفعلية

رسالة نصية أو يد قصيرة لغرفة المحادثة غير مقبولة أبداً تقريبًا عبر رسائل البريد الإلكتروني. على الرغم من أن مصطلحات مثل "lol" أو "jk" قد توفر نصف ثانية في كتابة رسالة ، إلا أنها قد تصبح غير محترفة للغاية حتى أنها تجعلك تبدو طفولية. من الأفضل أن تتفوه بها وأن تحفظ صورتك خاصة في الرسائل الاحترافية ولكن حتى في الرسائل الخاصة.

4. لا تستخدم البريد الإلكتروني لشركتك لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة

حتى إذا كانت شركتك لا تسمح بذلك بالفعل ، فليس من المستحسن استخدام البريد الإلكتروني لشركتك للاستخدام الشخصي. العديد من الشركات أو الشركات الكبيرة ذات الأسرار المملوكة للحماية ستقوم بتفحص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بموظفيها أو حتى أخذ عينات منها. بشكل جاد. قد لا تريد من رئيسك أن يعرف خططك في عطلة نهاية الأسبوع ، لذا خذ دقيقتين إضافيين لإرسال جميع رسائلك الشخصية من خلال حسابك الخاص.

5. استخدم CC و BCC بشكل صحيح

هذه الأدوات الصغيرة الرائعة ليست فقط مدخرات كبيرة للوقت ولكن من المعروف أنها تعمل كدليل على إرسال رسالة وحفظها. يرسل CC أو نسخة كربونية نسخة من رسالتك إلى هذا الطرف الثالث. سيرسل BCC أو نسخة كربونية أعمى نسخة إلى الطرف الثالث ولكن في الخفاء. يستخدم استخدام BCC بشكل شائع عند إرسال بريد إلكتروني للمجموعة إلى أشخاص قد لا يعرفون بعضهم البعض في محاولة للحفاظ على خصوصية الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني.

6. كن حذرًا مما تقوله

إنه فكر زاحف بعض الشيء ، ولكن تم حفظ كل بريد إلكتروني تم إرساله في أي مكان في الفضاء السيبراني.وهذا يعني توخي الحذر الشديد بشأن ما تقوله هو أكثر أهمية مما قد تفكر به. فكر في التداعيات المحتملة لكلماتك أو إذا وقعت في الأيدي الخطأ.

7. افقد الموقف

من السهل أن تنسى وجود كائن بشري حقيقي على الطرف الآخر من الكمبيوتر. لا يزال هناك موقف سيئ وغضب وإحباط واضح بشكل أو بآخر عبر رسائل البريد الإلكتروني إذا لم تكن حذراً. استخدم راحة رسائل البريد الإلكتروني لأخذ دقيقة أو يوم واحد للرد على رسالة مزعجة حتى لا تقول شيئًا لا تقصده - أو على الأقل لا يجب أن تقوله.

8. لا تكن مرسلاً للبريد المزعج

إذا لم يحدث ذلك ، فمن المحتمل أن يتم اختراق حساب بريدك الإلكتروني في يوم من الأيام. بخلاف تعزيز أنه يجب عليك تغيير كلمات المرور بشكل متكرر لحماية معلوماتك الشخصية ، سيستخدم المخترقون حسابك عادةً لإرسال رسائل غير مرغوب فيها إلى أصدقائك. على الرغم من أنه ليس خطؤك ، فإن ذلك يتلقاها عبر البريد الإلكتروني للاعتذار الفوري وتحذير أصدقائك وزملائك من البريد الإلكتروني غير المرغوب.

9. احترام القوانين واللوائح

توجد في الواقع هذه الأيام قوانين ولوائح معمول بها تملي عليك ما يمكن وما لا يمكنك إرساله ، على سبيل المثال رسائل مجمعة إلى مستقبِلات في بلدان معينة. كما يجب أن تكون مدركًا لسياسات شركتك بشأن استخدام نظام البريد الإلكتروني لشركتك لتعزيز نشاط تجاري جانبي أو قضية شخصية. نعم ، قد تتورط بالفعل في مشكلة لتفجير رسالة إلى مكتبك الإعلان بأن ابنتك تبيع ملفات تعريف الارتباط للفتيات الكشفية.

10. احصل على توضيح

إذا وجدت بريدًا إلكترونيًا محيرًا أو أن نغمة البريد الإلكتروني ملتبسة ، فهذا يعني أن آداب البريد الإلكتروني جيدة تمامًا لطلب الإيضاح من المرسل. التواصل الفعال صعب بما فيه الكفاية ، ولكن عندما تنتقص من التفاعل البشري الجسدي وتزيل خفايا اللغة المنطوقة ، يمكن أن يكون ذلك مربكًا للغاية. اطرح أسئلة ولكن لا تنسى اللباقة.

11. حذف المحتوى غير الضروري

عند الرد على رسالة أو إعادة توجيهها ، لن يؤثر ذلك على حذف المعلومات غير الضرورية. إذا وجدت نفسك في خضم محادثة البريد الإلكتروني الطويلة ، فقد ترغب في حذف الأجزاء القديمة من المحادثة للمساعدة في تسريع عملية الإرسال والاستلام. من المهم بشكل خاص حذف هذه المعلومات الغادرة / المرسلة في أعلى الرسالة عند إعادة توجيه الرسالة. هذه المعلومات غير ضرورية بشكل عام ، وتجاهل البصر.

12. الاحتفاظ بالتوقيعات بسيطة

استخدام التوقيع التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني الخاص بك هو ميزة كبيرة ويشجع بالتأكيد. ما لا يتم تشجيعه هو تلك التوقيعات البريد الإلكتروني 20 خطوط طويلة. هناك ببساطة لا حاجة لهذا! تملي الاتفاقية عادة اسمك ومعلومات الاتصال الأساسية والموقع ، وربما رابط موقع. ومن المؤكد أن صور جرو الخاص بك رائعتين أو اقتباسات شكسبير طويلة ينبغي تجنبها.

قواعد آداب البريد الإلكتروني هي ببساطة إلى حد ما ومرة ​​واحدة تصبح على دراية بها تصبح بديهية إلى حد ما كما تذهب. التمسك بالقواعد الذهبية الـ 12 السابقة يجب أن يمنحك قفزة قوية على عدد لا بأس به من مرسلي البريد الإلكتروني هناك!

آدم تورين هو مؤلف حائز على جوائز ، مسلسل و مستثمر. شارك في تأسيس الشباب. كوم جنبا إلى جنب مع شقيقه ماثيو. آدم هو مؤلف مشارك لكتاب صدر حديثًا بعنوان: Small Business، Big Vision: "Lessons on How to How to Dominate Your Market from Self-Made s Who Did it Right" ، وكذلك شارك في تأليف كتاب Kidpreneurs.